RÉDUIRE LE STRESS DE LA PÉRIODE D’IMPÔT : 5 ASTUCES POUR UNE GESTION EFFICACE DE VOS DOCUMENTS FISCAUX.
La période de production de la déclaration de revenus est souvent considérée comme l’un des moments les plus stressants de l’année pour les travailleurs autonomes. Entre les factures, les reçus et les documents fiscaux, il est facile de se sentir submergé par la paperasse. Mais ne vous inquiétez pas, chers entrepreneurs, j’ai quelques trucs et astuces à partager avec vous pour vous aider à organiser votre espace et gérer vos documents fiscaux de manière efficace.
1. Gardez un espace de travail propre et organisé
Tout d’abord, commençons par l’essentiel : l’espace de travail. Il est important d’avoir un espace de travail propre et organisé pour vous concentrer sur les tâches importantes. Dégagez votre bureau des distractions inutiles, gardez uniquement les éléments essentiels comme votre ordinateur, votre téléphone et vos fournitures de bureau. Vous pouvez utiliser des tiroirs de bureau pour garder vos petits accessoires à portée de main, mais hors de vue.
2. Établissez un système de classement efficace
Ensuite, vous devez déterminer un système de classement efficace pour vos documents fiscaux. Il est important d’avoir un système simple, facile à utiliser et bien identifié pour vous assurer que vous pourrez retrouver rapidement ce dont vous avez besoin.
Divisez vos documents fiscaux en catégories telles que les factures d’achats, les reçus de dépenses, les relevés bancaires, les déclarations d’impôt, les avis de cotisation et les documents de crédit d’impôt. Cette étape simple facilitera la recherche de documents spécifiques et évitera les maux de tête de dernière minute. Vous pouvez utiliser des classeurs, des boîtes de rangement ou des porte-revues pour organiser vos documents en fonction de leur date, de leur catégorie ou de leur type.
3. Numérisez vos documents
Pensez à numériser vos documents pour gagner de l’espace ! Les reçus, factures et autres documents fiscaux en papier peuvent rapidement s’effacer au fil du temps, mais ils peuvent aussi s’accumuler et prendre de la place inutile dans votre espace de travail. Numériser vos documents vous permettra d’avoir une sauvegarde en cas de perte de papier et de libérer de l’espace physique.
Attention, la copie originale de certains documents pourrait vous être demandée lors d’une vérification d’impôt. Il est donc impératif de conserver certains documents dans leur version papier. Pour connaître la durée de conservation exacte de certains documents originaux, visitez le site du Gouvernement du Québec.
Il existe de nombreuses applications gratuites de numérisation offertes sur le marché (ex: CamScanner) qui vous permettent de numériser facilement vos factures et reçus à partir de votre téléphone portable. Vous pouvez également utiliser un scanneur de bureau pour numériser des documents plus volumineux.
4. Utilisez un logiciel de comptabilité
Une autre astuce pour une bonne organisation de vos documents fiscaux est de garder une trace de vos revenus et de vos dépenses tout au long de l’année. Utilisez un logiciel de comptabilité comme Quickbooks ou faites la tenue de vos livres de façon manuelle avec un tableau Excel et mettez-le à jour chaque fois que vous effectuez une transaction pour votre entreprise. Cela peut sembler laborieux au début, mais cela vous fera gagner du temps et de l’argent à long terme. Non seulement vous pourrez mieux comprendre les états financiers de votre entreprise, mais vous pourrez également déduire plus efficacement les coûts liés à vos activités professionnelles.
5. Instaurez une routine de gestion
Enfin, je vous suggère de définir une routine de gestion des documents fiscaux pour vous aider à rester organisé tout au long de l’année. Déterminez un jour de la semaine où vous allez passer en revue et organiser vos factures et reçus, de préférence avant la fin de la journée ou de la semaine, afin de ne pas accumuler de travail pour plus tard. Vous pouvez également utiliser des rappels sur votre téléphone portable ou dans votre calendrier d’affaires pour vous rappeler de numériser ou de télécharger vos documents sur votre ordinateur ou votre cloud.
En conclusion, la gestion de vos documents fiscaux peut sembler être une tâche fastidieuse, mais en suivant ces quelques astuces, vous pouvez rendre le processus beaucoup plus facile et moins stressant.
Si malgré tout vous vous sentez débordé, que le temps vous manque ou que vous ne savez toujours pas par où commencer, n’hésitez pas à faire appel à une organisatrice professionnelle pour vous aider à organiser votre paperasse. StéZen offre des services d’organisation physique et numérique qui pourront vous aider à alléger votre tâche. Contactez-nous ou planifiez une rencontre d’évaluation virtuelle gratuite.
